Guía fácil de facturación electrónica: Todo lo que necesitas saber
¿Qué es la facturación electrónica y para qué sirve?
La facturación electrónica es una forma digital de emitir y recibir facturas, con la misma validez legal que una factura en papel. Permite automatizar procesos, reducir errores y cumplir con las normativas vigentes.
Si tienes un negocio o eres profesional independiente, es importante que conozcas cómo funciona y los pasos para implementarla de manera correcta. En esta guía de ECIJA te explicamos, de forma sencilla, cómo empezar y qué aspectos debes tener en cuenta.
¿Quiénes deben utilizar la facturación electrónica?
Deben emplearla quienes:
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- Emitan facturas a la Administración Pública (obligatorio desde 2015).
- Trabajen con empresas que requieran facturas electrónicas.
- Quieran mejorar la gestión de sus documentos contables.
- Busquen eliminar el uso de papel y facilitar el almacenamiento de facturas.
Por ejemplo, si eres autónomo y prestas servicios a una empresa que solicita factura electrónica, necesitarás adaptarte a este sistema para cumplir con la normativa.
Cómo generar una factura electrónica paso a paso
Para crear una factura electrónica, debes seguir estos pasos:
- Selecciona un software de facturación Existen distintas herramientas que permiten generar facturas electrónicas de manera sencilla y cumplen con los requisitos legales.
- Incluye la información obligatoria
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- Datos del emisor y receptor (NIF, dirección, etc.).
- Descripción de los bienes o servicios.
- Base imponible e impuestos aplicables.
- Fecha de emisión.
- Número de factura.
- Firma digital (opcional, pero recomendable para garantizar su validez).
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- Asegúrate de contar con el consentimiento del receptor Antes de emitir facturas en este formato, el destinatario debe aceptar recibirlas de forma digital.
- Envíala por los medios habilitados Puedes enviarla por correo electrónico o utilizar plataformas como FACe si trabajas con la Administración Pública.
Tipos de facturas electrónicas
Existen dos tipos principales:
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- Formato estructurado: Facilita el procesamiento automatizado por sistemas informáticos. Ejemplos: Facturae (XML), EDIFACT.
- Formato no estructurado: Presenta la información en una imagen o PDF, lo que requiere intervención manual para su gestión.
Beneficios de la facturación electrónica
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- Rapidez: Se envía y recibe de inmediato, sin demoras.
- Precisión: Reduce errores que suelen ocurrir con facturas en papel.
- Ahorro de espacio: Se almacenan digitalmente sin necesidad de archivadores físicos.
- Facilidad de acceso: Se pueden consultar desde cualquier lugar.
- Cumplimiento normativo: Ayuda a cumplir con las obligaciones fiscales y facilita auditorías.
- Menos impacto ambiental: Disminuye el uso de papel y tinta.
Gestión y almacenamiento de facturas electrónicas
Para administrarlas correctamente:
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- Guarda las facturas por el tiempo exigido por la ley (al menos 5 años).
- Haz copias de seguridad periódicas para evitar pérdida de datos.
- Supervisa los vencimientos de pago.
- Integra un sistema contable que te ayude a gestionarlas de forma organizada.
¿Cómo empezar con la facturación electrónica?
- Confirma si tu actividad requiere facturación electrónica obligatoria.
- Elige un software adecuado y aprende a utilizarlo.
- Fórmate y forma a tu equipo en su uso.
- Informa a tus clientes sobre el cambio.
- Asegúrate de cumplir con la normativa fiscal vigente.
La facturación electrónica es el presente
Cada vez más empresas y profesionales están incorporando este sistema para facilitar sus operaciones. Si todavía no lo has hecho, este es un buen momento para dar el paso y aprovechar sus ventajas.
Si tienes dudas sobre cómo implementarla en tu negocio, consulta con ECIJA para asegurarte de que lo haces correctamente. ¡Contáctanos hoy y optimiza la gestión de tu empresa con total confianza!
