Ya es obligatorio el registro horario digital, aprende a implementarlo en tu empresa.

El ámbito laboral está atravesando transformaciones importantes. Con la reciente normativa del gobierno español que impone el uso obligatorio de un sistema digital para el registro de la jornada laboral, las empresas deben modernizar sus procesos de control horario.

Esta regulación busca garantizar el derecho a la desconexión digital y fomentar la transparencia en las relaciones laborales. 

Además, se ha establecido una reducción progresiva de la jornada a 37.5 horas semanales para mejorar la conciliación entre el trabajo y la vida personal.

El uso de registros digitales es una realidad a la que toda empresa deberá adaptarse, por eso en ECIJA hemos preparado este artículo que te ayudará en tu modernización.

Qué dice la ley de registro horario digital

La legislación vigente en España requiere que todas las empresas lleven un control digital de la jornada laboral. Esto implica registrar de manera detallada la hora de inicio y finalización de la jornada, así como las pausas e interrupciones diarias.

Este mecanismo tiene como finalidad evitar incumplimientos en los horarios de trabajo y garantizar que se respete la duración establecida de la jornada. También busca proteger los derechos de los empleados, asegurando condiciones laborales más equitativas.

Sin importar el tamaño o el sector, todas las empresas deben acatar esta normativa. Su principal propósito es aumentar la transparencia, agilizar las inspecciones y promover un mejor equilibrio entre la vida profesional y personal.

Requisitos del registro digital de horario laboral

El sistema de control horario debe reflejar con exactitud la hora de entrada, salida y los tiempos de descanso de los empleados. Asimismo, debe permitir el acceso tanto a los trabajadores como a sus representantes y a los organismos de inspección laboral.

Los registros deberán conservarse por un periodo de cuatro años y no podrán ser alterados. Además, las autoridades competentes deben poder acceder a esta información cuando lo requieran para garantizar el cumplimiento de la normativa.

La legislación prohíbe el uso de registros en papel, exigiendo que la información sea almacenada mediante software especializado. El objetivo es que la Inspección de Trabajo pueda consultar estos datos de forma remota para detectar posibles irregularidades.

Métodos de registro que ya no son válidos

Debido a las modificaciones planteadas por la ley, los siguientes métodos de control horario ya no son válidos en España.

Registros en papel

La reciente normativa elimina el uso del formato físico para el control horario. Se establece la obligatoriedad de plataformas digitales que permitan una administración más exacta y clara del tiempo laboral. 

Los documentos impresos se consideran poco fiables, propensos a modificaciones, extravíos o deterioro, además de demandar un proceso tedioso para su conservación y supervisión.

Métodos analógicos

Cualquier método que no sea digital no cumple con las demandas de la nueva ley. Esto incluye registros en tarjetas de cartón o cualquier otro medio no electrónico.

Sistemas biométricos

El empleo de tecnologías biométricas, como la identificación por huella dactilar, reconocimiento facial o escaneo de la mano, está siendo cuestionado. 

La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), en línea con las recomendaciones del Comité Europeo de Protección de Datos, ha emitido una directriz que restringe estos métodos debido a riesgos asociados a la privacidad y la creciente amenaza de ciberataques. 

Su utilización solo sería permitida en situaciones donde no haya opciones alternativas viables.

Excel

Aunque Excel es un programa digital, no cumple con las nuevas reglas porque no es automático ni fácil de revisar. 

Para registrar las horas de trabajo en Excel, alguien debe escribirlas manualmente, lo que puede causar errores o cambios no autorizados. 

Además, no permite que los inspectores vean la información en tiempo real desde otro lugar y no es tan seguro ni confiable como los sistemas creados especialmente para llevar el control del horario laboral.

El nuevo derecho a la desconexión digital

El derecho a la desconexión digital protege a los trabajadores de la obligación de responder correos o llamadas fuera del horario laboral. Su objetivo es garantizar descanso y bienestar.  

Esta normativa busca reducir el estrés y proteger la salud mental de los empleados. Además, está vinculada al control horario digital, permitiendo verificaciones remotas de cumplimiento.

Su impacto es especialmente positivo para las mujeres, promoviendo la conciliación laboral y personal. Con esta medida, se busca equilibrar el trabajo y la vida fuera del ámbito profesional.

Los efectos de la reducción de la jornada laboral

La ley reduce la jornada de trabajo a 37.5 horas por semana, lo que tendrá diversas consecuencias tanto para las compañías como para sus trabajadores. A continuación analizamos las más relevantes.

Para las compañías:

• • Rendimiento y eficacia: Se prevé que acortar la jornada incremente el desempeño y la concentración del personal. La reducción de horas sin afectar los sueldos podría generar mayor compromiso laboral.
  • Reestructuración y planificación: Las organizaciones deberán modificar la distribución de tareas para ajustarse al nuevo horario. Esto requerirá una administración más eficiente del tiempo y una mejor utilización de los recursos.
  • Gastos empresariales: Aunque los salarios no deben reducirse, una mala gestión del tiempo podría incrementar los costes si se necesita recurrir a horas extras para cumplir con la carga laboral.
  • Regulación y cumplimiento: Las compañías estarán obligadas a implementar sistemas digitales de control horario que garanticen el registro preciso de las horas trabajadas, evitando penalizaciones que pueden alcanzar los 10,000 euros por empleado.
  • Competitividad en el mercado: Adaptarse a la nueva normativa puede impulsar la innovación en los procesos productivos, mejorando la posición de las empresas en su sector.
  • Reducción del ausentismo: Se espera que trabajar menos horas disminuya las faltas injustificadas, promoviendo un ambiente laboral más saludable y equilibrado.
  • Reacciones empresariales: Algunos sectores han manifestado su descontento ante la reducción de la jornada, argumentando posibles efectos negativos en la rentabilidad y operatividad.

Para los empleados:

• • Mayor bienestar: Disminuir las horas de trabajo dará más tiempo para la vida personal, permitiendo disfrutar de actividades familiares, recreativas y de descanso, mejorando la calidad de vida.
  • Mejor balance entre trabajo y vida personal: Esta iniciativa contribuirá a reducir la presión laboral, favoreciendo la salud mental y disminuyendo el agotamiento causado por largas jornadas.
  • Avance en equidad: Se prevé que este cambio tenga un impacto positivo en la igualdad de género, siendo especialmente beneficioso para las mujeres en términos de conciliación laboral y familiar.
  • Menos horas laborales: Para 2025, la jornada semanal se ajustará a 37.5 horas, lo que permitirá disponer de más tiempo libre sin afectar el salario.
  • Control digital de horarios: Los empleados deberán registrar sus horas de trabajo mediante sistemas electrónicos, garantizando un seguimiento más claro y eficiente del tiempo laboral.
  • Protección frente a la hiperconectividad: Los trabajadores no estarán obligados a atender llamadas o responder mensajes fuera de su jornada, asegurando su derecho al descanso.
  • Reducción de horas extra sin pago: Se busca limitar el tiempo adicional no remunerado, garantizando que toda labor fuera del horario establecido sea compensada adecuadamente.

Excepciones al registro horario digital

Algunas categorías laborales y sectores específicos no están obligados a cumplir con el registro de jornada, siempre que exista una justificación válida para su exención. Entre los trabajadores exentos se incluyen:

• • Trabajadores que tienen pactado un régimen de libre disponibilidad del tiempo de trabajo.
  • Personal de alta dirección.
  • Servicio del hogar familiar.
  • Penados en instituciones penitenciarias.
  • Deportistas profesionales.
  • Artistas y personal para el desarrollo de esa actividad.
  • Trabajadores con discapacidad en centros especiales de empleo.
  • Menores en internamiento cumpliendo su responsabilidad penal.
  • Residencias para la formación en Ciencias de la Salud.
  • Abogados que prestan servicios en despachos de abogados, individuales o colectivos.
  • Cualquier trabajo declarado expresamente como de carácter especial.

Además, hay empleados sujetos a normativas específicas respecto al control de su horario laboral, como quienes trabajan en el transporte terrestre, la marina mercante o el sector ferroviario internacional, además de los miembros de cooperativas empresariales.

Conclusión

La implementación del registro horario digital obligatorio marca un cambio significativo en la gestión laboral. Las empresas deben adaptarse a esta nueva realidad, utilizando sistemas digitales que aseguren un registro preciso y accesible.  

Además, la reducción de la jornada laboral y la desconexión digital busca mejorar la conciliación entre el trabajo y la vida personal. Este cambio impactará tanto a empleadores como a empleados, promoviendo un entorno más saludable y productivo.

Si tu empresa necesita ayuda para adaptarse a los cambios de esta nueva normativa, en ECIJA estamos para ayudarte, contáctanos.

SIMON GUZMAN
SOCIO
ECIJA ADVISORY COLOMBIA
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Preguntas frecuentes acerca del registro horario digital