¿A quién aplica VeriFactu? Guía para pymes y empresas en España

La digitalización de los procesos tributarios en España sigue avanzando, y VeriFactu es una pieza clave en esta transformación para muchas organizaciones.

Empresas, pymes y profesionales deben saber si están obligados a implementar este sistema, según el tipo de facturación que utilicen actualmente.

En esta guía elaborada por ECIJA Advisory, te explicamos de forma clara a quién aplica VeriFactu, cómo afecta a tu negocio y qué pasos seguir.

VeriFactu: qué es y por qué afecta a tu negocio

VeriFactu no es un software de facturación, sino una forma de enviar los registros de facturas a Hacienda. Su función es permitir que los datos generados por los Sistemas Informáticos de Facturación (SIF) se remitan electrónicamente a la Agencia Tributaria (AEAT).

El foco regulatorio no está en el programa que se use, sino en que dicho sistema garantice la integridad y trazabilidad de cada factura. El esquema VeriFactu permite enviar los datos en el momento o después de emitir la factura.

El objetivo es controlar el cumplimiento tributario y luchar contra el fraude. VeriFactu se integra en un marco legal que exige a las empresas mayor transparencia digital en sus procesos de facturación.

Sujetos obligados: ¿quién debe usar VeriFactu?

Empresas afectadas según su tamaño y sector

Las pymes deben adaptar sus sistemas antes del 1 de julio de 2026, si no están en el SII. Para ello, deben verificar si sus sistemas cumplen los requisitos técnicos establecidos por el reglamento.

Las grandes empresas, si están ya obligadas al SII, no deben aplicar VeriFactu. Pero si no lo están, deberán adaptarse antes del 1 de enero de 2026. Esto incluye filiales o entidades del grupo fuera del SII.

Sectores como el comercio minorista, servicios profesionales o tecnología están directamente afectados, dado que operan mediante ERPs o sistemas de facturación automática. VeriFactu impacta especialmente en negocios con volumen medio o alto de operaciones.

Excepciones y casos especiales

Están excluidos los contribuyentes que ya informan mediante el SII. Es decir, grandes empresas, quienes estén en REDEME o hayan optado por el SII de forma voluntaria no deben cumplir con VeriFactu.

También quedan fuera quienes emiten exclusivamente facturas manuales. Pero basta con usar un sistema para una sola factura para quedar dentro del ámbito de aplicación del Reglamento.

Las hojas de cálculo y procesadores de texto generan dudas: si incluyen automatismos o macros para generar facturas, se consideran sistemas sujetos al cumplimiento del SIF. Si solo se usan como documento estático, no aplican.

VeriFactu en el comercio electrónico y territorios especiales

La modalidad de venta (tienda física u online) no afecta a la obligación. Lo relevante es si se emiten facturas mediante sistemas informáticos.

En Canarias, Ceuta y Melilla se contemplan las equivalencias con IGIC e IPSI. El cumplimiento técnico sigue la misma lógica del territorio peninsular.

Navarra y los territorios forales pueden establecer su propia regulación. Aunque es previsible que sigan el marco estatal, es importante consultar la normativa autonómica vigente.

Ventajas de optar por el envío con VeriFactu

Aunque el uso del canal VeriFactu es opcional, muchas empresas lo valoran positivamente. La remisión de registros puede ser inmediata o diferida, según convenga al negocio.

Permite tener trazabilidad en tiempo casi real y refuerza el control interno. Para muchas empresas, esto mejora la transparencia y reduce riesgos ante futuras inspecciones tributarias.

También ofrece ventajas en auditorías y facilita la justificación de la información contable. A medio plazo, puede simplificar obligaciones si Hacienda ofrece beneficios adicionales a quienes opten por esta vía.

Plan de adaptación para pymes y profesionales

Diagnóstico inicial: inventariar los sistemas de facturación activos. Revisar si se usan hojas de cálculo con macros, ERPs, TPVs o aplicaciones con funciones automatizadas.

Evaluar a los proveedores: exigir el compromiso de adecuación al reglamento. Esto implica revisar los contratos de soporte y mantenimiento técnico vigentes.

Fase de pruebas: verificar que los registros generados cumplen los requisitos. Es conveniente crear un entorno piloto donde se prueben anulaciones, estados y conservación de datos.

Despliegue: planificar el calendario de migración al sistema conforme. Incluir formación a usuarios, manuales operativos y políticas internas de auditoría.

Gobernanza: designar responsables internos y establecer revisiones periódicas. Es recomendable contar con apoyo jurídico y fiscal para asegurar el cumplimiento normativo.

Obligaciones para profesionales independientes y autónomos

Los autónomos que emiten facturas con sistemas informáticos también están incluidos. Esto afecta a quienes utilizan aplicaciones o ERPs para su facturación.

Si operan exclusivamente con facturas manuales, no les aplica la normativa. Pero en cuanto emitan una factura por sistema, deben adecuarse técnicamente.

También se sugiere evaluar si conviene adoptar VeriFactu para mejorar el control documental. La trazabilidad en tiempo real puede ser beneficiosa para quienes tienen numerosos clientes o prestan servicios online.

La experiencia de ECIJA Advisory en la aplicación de VeriFactu

Adaptarse a VeriFactu exige rigor técnico y conocimiento normativo, algo en lo que ECIJA Advisory tiene una amplia experiencia. Nuestro equipo acompaña a pymes, grandes empresas y profesionales en todo el proceso.

Desde la evaluación inicial hasta la adecuación de software y pruebas de cumplimiento, ofrecemos asesoramiento adaptado a cada cliente. Nos enfocamos en prevenir sanciones y facilitar una transición segura.

Si tu empresa debe implementar VeriFactu o tienes dudas sobre si estás obligado, contacta con ECIJA Advisory y recibe un plan claro y personalizado.

Preguntas frecuentes acerca de VeriFactu